Комплектование архива

Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами. Продолжающаяся работа по комплектованию архива является главной составляющей по качественному и количественному изменению в составе и содержании фондов архива.

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает: 

  • определение источников комплектования архива;
  • определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
  • прием-передачу архивных документов в архив.

Списки источников комплектования составляются госархивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19), а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с др. федеральными органами исполнительной власти.

Архив ведет список организаций-источников комплектования по установленной форме.

Сотрудники центра комплектования и экспертизы ценности документов ведут большую и сложную работу в 278 организациях различных форм собственности, являющихся источниками комплектования архива: осуществляют научно-техническую обработку дел в организациях, проводят экспертизу ценности документов, проверку наличия, составляют описи, занимаются подготовкой документов к сдаче в архив. В среднем ежегодно в архив края поступает до 8 тысяч дел постоянного срока хранения. 

В рамках оптимизации утвержденного списка источников комплектования архива, а также в результате тщательного изучения состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, на рассмотрение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края в течение девяти месяцев 2018 года вносились следующие предложения.