В целях оказания методической помощи организациям-источникам комплектования Государственного архива Хабаровского края с 10 по 12 ноября 2020 года были проведены семинары в формате видеоконференцсвязи со специалистами Министерства инвестиционного развития и предпринимательства Хабаровского края.
10 ноября прошел первый семинар по теме: "Составление номенклатуры дел. Формирование дел в текущем делопроизводстве". Ведущий методист сектора научно-методической и образовательной работы госархива О.М. Седина рассказала об основных требованиях к составлению номенклатуры дел, о порядке систематизации заголовков дел и правилах их составления, об определении сроков хранения документов по типовым перечням. В ходе семинара слушатели ознакомились с нормативными и методическими документами, содержащими требования и рекомендации по составлению номенклатуры дел. Она подчеркнула прямую связь между заголовком дела и определением его срока хранения; дала рекомендации по использованию перечней документов со сроками хранения и отметила важную роль номенклатуры дел в формировании документального фонда организации с учетом ее функций. На семинаре так же остановились на особенностях составления номенклатуры дел в условиях смешанного документооборота.
На экране можно было увидеть образцы номенклатур дел структурных подразделений, примеры оформления номенклатуры дел министерства с включением в нее электронных документов, составления итоговой записи с учетом электронных документов.
11 ноября прошел второй семинар в таком же формате для ответственных за делопроизводство и архив в министерстве по теме: "Проведение экспертизы ценности документов в организации".
Ведущий методист сектора научно-методической и образовательной работы госархива Н.В. Путилова осветила такие вопросы, как роль экспертизы ценности в обеспечении сохранности документов, работа экспертной комиссии организации, этапы проведения экспертизы ценности и её результаты; демонстрировались примеры проведения экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел, подготовке дел к хранению; на примерах объяснила суть экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел, когда дела еще только планируется заводить, а так же необходимость проведения такой работы при подготовке документов к передаче в архив организации и в государственный архив. Наталья Викторовна отметила, что главной целью экспертизы ценности являются отбор на постоянное хранение документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, для включения их в состав Архивного фонда Российской Федерации и выявление документов, не имеющие научной и практической ценности, т.е., не подлежащих дальнейшему хранению. На слайдах демонстрировались образцы актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, об утрате документов.
12 ноября прошел третий семинар по теме: "Упорядочение документов. Составление описей".
Слушателей ознакомили с порядком подготовки дел к хранению и составлению описей дел, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526, а так же с правилами технического оформления дел постоянного и долговременного хранения.
В ходе семинара слушатели ознакомились с понятиями "полное" и "частичное" оформление дел; узнали о возможности корректировки заголовков дел, внесенных в номенклатуру дел, при упорядочении дел; особенностях нумерации листов дела, видах описей дел и необходимости составления справочного аппарата к ним. На экране мониторов слушатели увидели оформленные образцы обложек дел при подготовке к архивному хранению, титульных листов, годовых разделов описей постоянного хранения, по личному составу, как структурных подразделений, так и министерства, итоговых записей, листа-заверителя, внутренней описи и др.
По окончании семинаров всем участникам предложен комплекс нормативно-методических документов в электронном виде.
