Опись дел как один из важнейших учетных документов архива

Опись дел как один из важнейших учетных документов архива

В целях оказания методической помощи ответственным за делопроизводство и архив организаций-источников комплектования Государственного архива Хабаровского края проведен семинар по теме: "Составление описей дел".

В семинаре принимали участие делопроизводители, архивариусы, ответственные секретари и другие специалисты организаций города Хабаровска разных форм собственности: управление Федерального агентства по государственным резервам по ДФО, ИФНС России по Железнодорожному району г. Хабаровска, ИФНС России по Центральному району г. Хабаровска, Федеральное казенное учреждение "Дальневосточный авиационный поисковый спасательный центр", КГКУ "Центр занятости населения города Хабаровска и Хабаровского района", КГКУ "Служба по охране животного мира и особо охраняемых природных территорий Хабаровского края", Государственная инспекция труда в Хабаровском крае, Хабаровский краевой фонд обязательного медицинского страхования, Хабаровское краевой отделение Всероссийской творческой общественной организации "Союз художников России", КГБОУ ДОУ ХКЦВР "Созвездие", а также филиал АО "Системный оператор Единой энергетической системы "Объединенное диспетчерское управление энергосистемы Востока" и ООО "Транснефть-Дальний Восток".

Заключительным этапом работы специалиста, готовящего документы на передачу в архив, является обработка дел и составление описей. Подготовка такого важного базового архивного справочника в соответствии с нормативными требованиями позволяет оптимизировать работу архива и обеспечить повышение сохранности документов. Поэтому, прежде всего, на семинаре были рассмотрены основные правила составления и оформления описей дел постоянного и временного сроков хранения, включая документы по личному составу и электронные документы. На семинаре отдельно остановились на подготовке справочного аппарата к описи, а именно на оформлении титульного листа и составлении предисловия. Особое внимание участники семинара уделили разбору типичных ошибок, возникающих при подготовке описей дел, т.к. правильно составленная опись должна соответствовать своему назначению: помогать полноценно осуществлять справочную работу; вести учет дел; давать возможность пользователям оперативно получать необходимую информацию.

В ходе семинара участники получили ответы на интересующие их вопросы, поделились опытом работы.


Новости