Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами. Продолжающаяся работа по комплектованию архива является главной составляющей по качественному и количественному изменению в составе и содержании фондов архива.
Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
- прием-передачу архивных документов в архив.
Списки источников комплектования составляются госархивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 35.1 и 35.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24), а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с др. федеральными органами исполнительной власти.
Архив ведет список организаций-источников комплектования по установленной форме.
Сотрудники центра комплектования и экспертизы ценности документов ведут большую и сложную работу в 278 организациях различных форм собственности, являющихся источниками комплектования архива: осуществляют научно-техническую обработку дел в организациях, проводят экспертизу ценности документов, проверку наличия, составляют описи, занимаются подготовкой документов к сдаче в архив. В среднем ежегодно в архив края поступает до 8 тысяч дел постоянного срока хранения.
